Índice:
Definição - O que significa Paperless Office?
Um escritório sem papel é um conceito em que o uso de papel é bastante reduzido ou eliminado totalmente em um ambiente de escritório.
Isso é alcançado convertendo o documento em formato digital. De acordo com os proponentes, um escritório sem papel não é apenas ecológico, mas também ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência de um escritório, além de economizar dinheiro e tornar os processos de trabalho mais fáceis e convenientes, pois os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados entre os usuários.
Techopedia explica Paperless Office
Vantagens do escritório sem papel:- Os documentos podem ser encontrados e recuperados com facilidade usando o escritório sem papel. Isso pode economizar uma quantidade significativa de tempo durante o dia de trabalho.
- O mesmo documento pode ser duplicado, enviado por fax, manipulado ou combinado ao mesmo tempo.
- O escritório sem papel ajuda vários usuários a acessar o mesmo documento ao mesmo tempo com mais facilidade e conveniência.
- Com relação ao armazenamento e espaço envolvido, o escritório sem papel fornece armazenamento maior e mais eficiente. Grandes quantidades de documentos podem ser armazenados em um único computador. Armários de arquivo volumosos podem ser eliminados.
- Um documento pode ser recuperado sem a necessidade de mover-se fisicamente de um local no escritório para outro.
- Há mais recursos de comunicação envolvidos, principalmente com funcionários que trabalham em locais diferentes.
Desvantagens do escritório sem papel:
- A leitura de um documento longo é difícil na tela do computador. É mais fácil ler um documento longo em um papel, e muitas pessoas preferem ler no papel em geral.
- As medidas de segurança precisam ser reforçadas em um escritório sem papel. O controle de acesso do usuário deve ser monitorado.
- Implicações legais do processamento digital do trabalho estão envolvidas.
- O processo de conversão de documentos existentes em formato digital leva tempo e às vezes custa muito.
- A atualização contínua de hardware e software pode ser essencial.
- Vírus de computador, falta de energia, falhas de rede e similares podem efetivamente desligar uma empresa inteira se depender apenas de informações digitais.
