Índice:
- Definição - O que significa Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)?
- Techopedia explica o Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)
Definição - O que significa Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)?
O sistema de gerenciamento de registros (RMS) é o gerenciamento de registros de uma organização ao longo do ciclo de vida dos registros.
As atividades desse gerenciamento incluem o controle sistemático e eficiente da criação, manutenção e destruição dos registros, juntamente com as transações comerciais associadas a eles. Considerado um componente essencial da eficiência operacional, o gerenciamento de registros agrega mais valor aos ativos de informações da organização.
Techopedia explica o Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)
Parte das atividades mais amplas de uma empresa, o gerenciamento de registros está associado às políticas de governança, risco e conformidade.
As atividades envolvidas no gerenciamento de registros são:
- Identificando as informações que precisam ser capturadas.
- Planejamento de informações para a organização.
- Aplicação de políticas e práticas relacionadas à criação, manutenção e descarte de registros
- Criação de um plano de armazenamento de registros.
- Classificação, identificação e armazenamento dos registros.
- Coordenação do fornecimento de acesso interno e externo aos registros, tendo em vista a privacidade dos dados e a confidencialidade dos negócios e dados.
Os benefícios trazidos pelo gerenciamento de registros são:
- Eliminação de dados redundantes.
- Aumento da produtividade e responsabilidade na organização.
- Redução na pesquisa para obter as informações corretas. Os recursos são economizados em pesquisas demoradas para recuperação de dados.
- Armazenamento de registros econômico devido à ausência de registros redundantes. Os custos operacionais são reduzidos.
- A criação de registros é regida pelos padrões e regulamentos presentes na organização. Assim, garante a conformidade regulatória.
- O gerenciamento de registros ajuda a controlar a criação e o crescimento de registros.
- O gerenciamento de registros traz a capacidade de adotar novas tecnologias para manutenção de registros.
- Os riscos de litígio são minimizados usando o gerenciamento de registros.
- As informações vitais podem ser bem protegidas e seguras usando o gerenciamento de registros.
- Ao fornecer acesso fácil e melhor a registros relevantes, ajuda a melhorar a governança e a tomada de decisões corporativas.
