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Definição - O que significa Retenção de Email?
Retenção de email é a retenção de registros de mensagens instantâneas e email em uma organização com base nas políticas da organização em questão. A política de retenção de email é feita em conformidade com políticas industriais, governamentais ou comerciais. A retenção de e-mail e as políticas relacionadas ao mesmo são necessárias em uma organização para questões legais, regulamentos e gerenciamento de conhecimento.
Techopedia explica retenção de e-mail
A retenção de email é diferente do arquivamento de email. Embora o arquivamento permita que os usuários corporativos mantenham email e mensagens instantâneas por um período indeterminado, a retenção de email determina a quantidade de tempo que um email ou registro de mensagem instantânea deve ser retido antes de ser excluído automaticamente. A retenção de email mais longa aumenta o risco de segurança de um usuário não autorizado obter acesso a segredos organizacionais ou material confidencial. Uma retenção mais curta de email ajudaria a remover esses problemas e é mais fácil e menos onerosa de implementar. No entanto, isso custaria aos executivos e funcionários de longo prazo, que podem precisar de registros antigos de e-mail e mensagens para lembrar ou avaliar as decisões organizacionais ou departamentais anteriores. Portanto, é importante ter uma política de retenção de email que seja uniforme e consistente para a organização e forneça o melhor período de retenção. A melhor prática é definir as políticas de retenção de email e os critérios de exclusão com base na categoria do conteúdo do email, juntamente com a flexibilidade para acomodar as retenções de litígios de maneira oportuna e econômica.
As políticas de retenção de email ajudam uma organização de várias maneiras. Primeiro, garante que toda a conformidade regulamentar seja seguida e reduz o custo da não conformidade e o risco de sanções. Segundo, melhora o desempenho da TI sem aumentar os custos envolvidos. Terceiro, ajuda na gestão do conhecimento, fornecendo aos usuários informações para aumentar a inovação, melhoria e produtividade dos negócios.
