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- Definição - O que significa Gerenciamento de Documentos?
- Techopedia explica Gerenciamento de Documentos
Definição - O que significa Gerenciamento de Documentos?
O gerenciamento de documentos é o processo de armazenamento, localização, atualização e compartilhamento de dados com a finalidade de progressão do fluxo de trabalho e resultados de negócios. O compartilhamento centralizado e o armazenamento de dados em servidores específicos ajudam as organizações a acessar informações de maneira eficiente e eficaz, além de proteger os dados protegidos. Programas e servidores são usados no processo de gerenciamento de documentos. Metadados importantes são centralizados, ao contrário de descentralizados ou difíceis de localizar.
Techopedia explica Gerenciamento de Documentos
Ao conter dados em um servidor compartilhado e em arquivos compartilhados, o gerenciamento de documentos permite que apenas usuários autorizados editem e adicionem dados a dados já existentes. Ele também garante que os downloads sejam realizados apenas por aqueles que estão autorizados. Os dados podem ser criptografados para garantir ainda mais sua segurança.
Os servidores designados para gerenciar documentos também podem conter aplicativos de fluxo de trabalho internos para maximizar o gerenciamento de tarefas e auxiliar no fluxo de trabalho organizacional geral. O rastreamento automatizado de tarefas manuais ocorre durante o processo de gerenciamento de documentos. Recursos de fluxo de trabalho personalizados podem ser construídos juntamente com usos comuns de modelos, eliminando a necessidade de criação repetitiva de documentos.
