Índice:
- Definição - O que significa Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)?
- Techopedia explica Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)
Definição - O que significa Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um sistema de software para organizar e armazenar diferentes tipos de documentos. Esse tipo de sistema é um tipo mais particular de sistema de gerenciamento de documentos, um tipo mais geral de sistema de armazenamento que ajuda os usuários a organizar e armazenar documentos em papel ou digitais. O EDMS refere-se mais especificamente a um sistema de software que lida com documentos digitais, em vez de documentos em papel, embora em alguns casos, esses sistemas também possam lidar com versões digitalizadas digitalizadas de documentos em papel originais.
Um gerenciamento eletrônico de documentos fornece uma maneira de armazenar centralmente um grande volume de documentos digitais. Muitos desses sistemas também incluem recursos para recuperação eficiente de documentos.
Techopedia explica Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)
Alguns especialistas apontam que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem muito em comum com um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS). Uma grande diferença, no entanto, é que a maioria dos sistemas CMS envolve o manuseio de uma variedade de conteúdo da Web a partir de um site central, enquanto um sistema de gerenciamento de documentos geralmente é usado principalmente para arquivamento.
Para fornecer uma boa classificação para documentos digitais, muitos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contam com um processo detalhado para armazenamento de documentos, incluindo certos elementos chamados metadados. Os metadados em torno de um documento fornecerão acesso fácil a detalhes importantes que ajudarão aqueles que pesquisam arquivos a encontrar o que precisam, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias associativas. Em muitos casos, a documentação específica para protocolos de armazenamento originais é uma parte importante do que torna um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tão valioso para uma empresa ou organização.
